Marzec jest ostatnim miesiącem na przygotowanie do zamknięcia poprzedniego roku finansowego. W szczególności uwaga jednostek skupia się na terminowym sporządzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności. Poniżej trzy najważniejsze rzeczy do zrobienia przed 31 marca.
1. Sporządzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie sporządza się na dzień bilansowy, tj. ostatni dzień roku podatkowego (obrotowego). Dla większości firm jest to 31 grudnia. Sprawozdanie finansowe składa się z:
- Bilansu;
- Rachunku zysków i strat;
- Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Bilans to zestawienie aktywów i pasów spółki na dzień kończący bieżący i poprzedni rok podatkowy. Rachunek zysków i strat informuje w oddzielnych pozycjach o przychodach, kosztach, zyskach i stratach oraz obowiązkowych obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Informacja dodatkowa to opis ogólnej polityki rachunkowej przyjętej w firmie (co do zasady). Jednostki mikro nie mają obowiązku sporządzenia informacji dodatkowej. Wówczas jednak są zobowiązane dołączyć do bilansu informacje uzupełniające, które dotyczą ich zobowiązań finansowych, zaliczek i kredytów udzielonych członkom organów administrujących, zarządzających i nadzorujących, udziałów (akcji) własnych.
Ustawa o rachunkowości nakazuje prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych w języku polskim i w walucie złoty. Obowiązek ten pociąga za sobą konieczność przeliczania transakcji oraz pozycji bilansowych wyrażonych w walutach obcych na złote polskie. Dane liczbowe zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być przedstawione w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie uniemożliwi to przedstawienia wszystkich informacji istotnych dla podejmowania decyzji gospodarczych.
Sprawozdanie finansowe powinno zostać przygotowane w odpowiednim formacie zgodnie z opublikowanymi strukturami, w przeciwnym wypadku nie zostanie przyjęte przez system KRS przeznaczony do zgłaszania dokumentów finansowych.
2.Sporządzenie sprawozdania z działalności
Spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe są zobowiązane również do sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki. Jednym z wyjątków braku wymogu sporządzenia sprawozdania z działalności jest jednostka mikro (musi ona wtedy spełnić inne wymogi).
Sprawozdanie z działalności jednostki nie stanowi integralnego elementu sprawozdania finansowego. Ustawa o rachunkowości nie reguluje zasad sporządzania tego sprawozdania, a jedynie określa minimalny zakres informacji jakie powinny się znaleźć w sprawozdaniu z działalności. Sprawozdanie z działalności jest swoistą oceną działalności podmiotu z perspektywy zarządu oraz informacją o planowanej przez zarząd strategii i zamierzeniach.
3.Podpisanie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności podpisuje zarząd w składzie aktualnym na dzień ich sporządzenia.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Sprawozdanie z działalności, nie mając nałożonego formatu dokumentu, może być przygotowane jako plik tekstowy zapisany w formacie PDF i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Aby uniknąć niespodzianek w zakresie problemów technicznych przy przygotowaniu i wgrywania dokumentów finansowych do repozytorium akt (co może się zdarzyć), zasadnym jest sprawdzenie podpisów sprawozdania finansowego oraz jego testowe wgranie.
Po podpisaniu sprawozdania finansowego przez zarząd oraz sprawozdania z działalności (jeżeli zostało przygotowane) należy zaplanować coroczne zgromadzenia w celu zatwierdzenia dokumentów finansowych. Dla większości spółek krok ten powinien zostać zrealizowany do końca czerwca.
SKLAW współpracuje z klientami i ich biurami rachunkowymi i księgowymi oraz audytorami w celu wsparcia w przeprowadzeniu kompleksowego przebiegu zatwierdzenia dokumentów finansowych dla jednostek objętych takim obowiązkiem.